外貿(mào)郵件寫作，這些細(xì)節(jié)你注意到了嗎？

做外貿(mào)，寫郵件是最基本的技能。然而，郵件寫得久了，很多外貿(mào)人往往會(huì)忽略一些細(xì)節(jié)問(wèn)題。這些小問(wèn)題雖然看似不起眼，但對(duì)客戶體驗(yàn)和溝通效果的影響卻不容小覷。本期文章，小助理帶大家梳理一下外貿(mào)郵件中容易忽略的細(xì)節(jié)問(wèn)題。 ?
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1. 空格與標(biāo)點(diǎn)符號(hào)
首字母大寫、使用英文半角符號(hào)，這是寫英文郵件的基礎(chǔ)規(guī)則。然而，在實(shí)際寫作中，許多人會(huì)不小心混用中英文標(biāo)點(diǎn)，甚至忽略空格問(wèn)題。來(lái)看以下兩個(gè)例子： ?
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- 錯(cuò)誤：In the attachment，I have attached a detailed market trend analysis report and a presentation of our solutions. ?
- 正確：In the attachment, I have attached a detailed market trend analysis report and a presentation of our solutions. ?
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對(duì)以英語(yǔ)為母語(yǔ)的客戶來(lái)說(shuō)，錯(cuò)誤的標(biāo)點(diǎn)和空格是非?！霸邸钡?，這不僅顯得不專業(yè)，還可能影響對(duì)方的閱讀體驗(yàn)。因此，養(yǎng)成規(guī)范書(shū)寫的習(xí)慣非常重要。 ?
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2. 慎用大寫字母
在歐美文化中，大寫字母通常用于表達(dá)強(qiáng)烈情緒，例如投訴或強(qiáng)調(diào)內(nèi)容。如果不恰當(dāng)?shù)厥褂么髮懀赡軙?huì)被客戶認(rèn)為不禮貌。但也有兩種場(chǎng)景可以使用大寫： ?
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- 強(qiáng)調(diào)：Please treat it as URGENT. ?
- 醒目：This product has a ONE-YEAR WARRANTY. ?
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在使用大寫時(shí)要注意分寸，避免讓對(duì)方誤解你的語(yǔ)氣。 ?
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3. 字體與字號(hào)
商務(wù)郵件常用的字體有 Calibri、Georgia 和 Corbel，字號(hào)一般保持在 10-12為宜。 ?
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如果客戶的回信中使用了不同字體，可以嘗試在后續(xù)郵件中采用對(duì)方的字體風(fēng)格，這是一種傳遞尊重和建立親和力的小技巧。 ?
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4. 適當(dāng)使用字體加粗 ?
加粗文字可以突出重點(diǎn)，但濫用則會(huì)適得其反。來(lái)看兩個(gè)例子： ?
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- 錯(cuò)誤：Our products have passed strict quality control and enjoy a good reputation in the market. We are convinced that by cooperating with you, we can provide you with the best quality products and services. ?
- 正確：Our products have passed strict quality controland enjoy a good reputation?in the market. We are convinced that by cooperating with you, we can provide you with the best quality products and services. ?
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加粗的重點(diǎn)應(yīng)放在具有吸引力或信息價(jià)值的詞句上，而不是通篇加粗。 ?
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5. 郵件主題隨內(nèi)容調(diào)整
回復(fù)郵件時(shí)，主題中常會(huì)出現(xiàn)多個(gè)“Re:”，如 Re: Re: Re: Sale Note for School Bag 122111。當(dāng)話題結(jié)束或進(jìn)入新階段時(shí)，建議更新主題，例如修改為 Re: Updated Sale Note for School Bag 122111，讓客戶能一目了然地了解郵件內(nèi)容。這不僅能提高對(duì)方的工作效率，還能提升對(duì)你的專業(yè)印象。 ?


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6. 附件提醒 ?
近年來(lái)，許多病毒通過(guò)郵件附件傳播，外貿(mào)客戶對(duì)附件的安全性往往十分敏感。因此，在郵件中提到附件是非常必要的?？梢詤⒖家韵卤磉_(dá)： ?
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>I am attaching herewith the following documents for your confirmation: ?
>1) Packing List ?
>2) Commercial Invoice ?
>3) Certificate of Origin ?
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此外，文件命名也要清晰規(guī)范，避免出現(xiàn) 2566fhjkk或 001.jpg 之類的命名，建議采用易于理解的名稱，如 Invoice.pdf。 ?
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7. 長(zhǎng)郵件分段清晰 ?
如果郵件內(nèi)容較長(zhǎng)，應(yīng)避免大段文字堆積，建議分段或使用項(xiàng)目符號(hào)。每段控制在 5-6 行，讓內(nèi)容更具可讀性。例如： ?
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- Point 1: Brief explanation. ?
- Point 2: Detailed elaboration. ?
- Point 3: Summary or conclusion. ?
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客戶的時(shí)間有限，清晰、簡(jiǎn)潔的表達(dá)更容易抓住對(duì)方的注意力。 ?
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8. 避免“炫技”
郵件寫作的核心是清晰易懂。避免使用生僻單詞或復(fù)雜句式，過(guò)于“花哨”的表達(dá)可能讓客戶感到困惑或不適。 ?
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在適當(dāng)?shù)膱?chǎng)合，可以使用客戶的母語(yǔ)溝通，這不僅能拉近距離，還可能激發(fā)對(duì)方的積極性。很多沉默寡言的客戶，看到自己熟悉的語(yǔ)言后，往往會(huì)變得更為主動(dòng)。 ?
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最后，外貿(mào)郵件寫作需要注重細(xì)節(jié)，既要規(guī)范專業(yè)，又要考慮客戶的閱讀體驗(yàn)。希望以上的建議能幫助你在郵件中展現(xiàn)更高水平的職業(yè)素養(yǎng)，贏得客戶的青睞！